Our Trip Guarantee Policy

Bike and Saddle Tours are guaranteed to run once 5 or more guests book other than trips defined as Special Departures,* excepting only in cases of force majeure (including but not limited to natural disasters, war, or the failure of third parties—such as hotels or campgrounds—to honor their reservations) in which case all payments received to date will be refunded, which constitutes full settlement. Bike and Saddle is not responsible for expenses that are incurred in preparation for any canceled trips, such as airline tickets, or for costs that are incurred due to travel delays, flight cancellations or illness. *Special Departures are as follows: South Africa, Multi-day Trips as noted on our Web site.

Trip Cancellation Policies

1. Rates are quoted per trip per person, in South Africa Rand, and are exclusive of Value Added Tax at 14%.
2. Bike and Saddle reserves the right to alter or amend rates and trip details at any time.
3. In the event of a cancellation see hereunder.
4. In the event of a “no-show” or cancellation see hereunder.
5. Please note that the cancellation must be made in writing.
6. The owners and management of Bike and Saddle cannot be held responsible for any loss or damage to the property or for any possessions of the guest participating in a trip.
7. Reservations are subject to terms and conditions as set out in the detailed trip planner.
8. Please note that departure hours are not flexible; therefore kindly ensure you are familiar with the trip departure location and time as provided in your detailed trip planner.

If you must cancel your reservation, your cancellation fee will be determined according to the policy outlined below. Exceptions to our cancellation policy cannot be made for any reason, including weather, terrorism, civil unrest or personal emergencies. There is no refund for arriving late or leaving a trip early. Private room and internal air charges are consider part of the total trip code and are subject to cancellation fees. Percentage charges are calculated on total trip cost.

Transfers: You may transfer from one trip to another up to 95 days before trip departure without penalty - except on our Special Departures,* where you can transfer up to 125 days before trip departs - after which time our cancellation policy applies.

Release of Liability: Guests are required to provide a signed "Release of Liability, Assumption of All Risks, and Arbitration Agreement" form and a completed Personal Information Form prior to trip departure; you will receive these materials shortly after reserving your trip. We are unable to allow guests to participage in any aspect of a Bike and Saddle Tour without a signed release form.

*Special Departures are as follows: South Africa, Multi-day Trips and others noted by your Trip Consultant prior to reservation.

†Rather than forfeit the cancellation fees, you may choose to keep your trip deposit ($600) in a holding account to use on a future Bike and Saddle trip (no expiration date).

Travel Protection Insurance

Bike and Saddle offers a guest protection plan that covers trip cancellation for medical reasons, trip delay, medical expenses, accidental death, lost baggage, medical evacuation and airline cancellation charges. Please call and speak with one of our Trip Consultants if you have specific coverage questions. Because so many guests purchase this plan, we have made it convenient for you to obtain by automatically adding the cost to your invoice. It's effective on the day your designated travel protection plan payment or final trip payment is received by our office. Please note that deposits may not be applied toward your travel protection plan premium. Should you not be interested in our travel protection plan, simply deduct its cost from the invoice total at time of final payment. You must comply to certain criteria as set out by the insurer to be eligible. You will receive these materials shortly after reserving your trip.

Transfering to another trip after having already made a reservation

In most cases you may transfer from one trip to another up to 95 days before trip departure without penalty, after which time our cancellation policy applies. For special departures you may transfer up to 125 days before trip departure without penalty, after which time our cancellation policy applies. When transferring to a different date or trip, if the trip costs more than your original trip, you must pay the difference.

German:
Buchungs-Veranstaltungsgarantie

Es wird garantiert, dass Bike and Saddle Touren durchgeführt werden sobald mindestens 5 Buchungen vorliegen – ausgenommen Buchungen definiert als *Special Departures. Weiters ausgenommen sind Touren, die durch höhere Gewalt (einschließlich aber nicht limitiert auf Naturkatastrophen, Kriege oder Versäumnisse dritter Parteien – wie Hotels oder Campingplätze – um dortigen Reservierungen nachzukommen). In diesen Fällen werden alle, bis zu diesem Zeitpunkt eingegangenen, Zahlungen zurückerstattet, womit auch alle Ansprüche vollständig abgegolten sind. Bike and Saddle ist nicht für Ausgaben verantwortlich, die im Vorfeld und in der Vorbereitung einer stornierten Tour angefallen sind wie beispielsweise Flugtickets, oder Kosten, die durch Reiseverschiebungen, Absagen oder Krankheiten verursacht werden. *Special Departures sind: Südafrika, Mehr-Tages-Touren wie auf unserer Website angeführt.

Stornobedingungen

1.    Die angeführten Tarife verstehen sich pro Person und Tour, in Südafrikanischen Rand und exklusive 14% Mehrwertssteuer.
2.    Bike and Saddle behält sich das Recht vor, jederzeit Tarife und Details der Touren zu ändern oder zu ergänzen.
3.    Im Falle eines Stornos gelten die u.a. Bedingungen.
4.    Im Falle des Nichterscheinens oder Stornos gelten die u.a. Bedingungen.
5.    Bitte beachten Sie, dass ein Storno in Schriftform zu erfolgen hat.
6.    Eigentümer und Management von Bike and Saddle haften nicht für Verlust oder Beschädigung von Eigentum oder mitgeführten Gegenständen der teilnehmenden Gäste.
7.    Reservierungen unterliegen den Bedingungen der jeweiligen Touren-Detailinformationen.
8.    Bitte berücksichtigen Sie, dass die Abfahrtszeiten pünktlich einzuhalten sind; bitte stellen Sie daher sicher, dass Sie mit Abfahrtsort und –zeit entsprechen der Touren-Info bestens vertraut sind.

Sollten Sie eine gebuchte Tour stornieren, so gelten die unten angeführten Stornobedingungen., welche ausnahmslos Anwendung finden; einschließlich Wetter, Terror, Unruhen oder persönliche Notfälle. Für zu spätes Erscheinen oder frühzeitiges Verlassen der Tour kann keine Rückerstattung – auch nicht anteilig – erfolgen.
Sollten Unterkunft oder Transport (wie zum Beispiel Flüge, Zug- oder Busfahrten) über Bike and Saddle gebucht werden, kommen die jeweiligen Stornogebühren und –kosten zur Anwendung; additiv zu dem unten angeführten Touren-Stornos von Bike and Saddle. Die angeführten Prozent-Beträge beziehen sich auf die den Gesamttarif der gebuchten Tour.

Anzahl der Tage vor Tourenstart	5-Stern, 4-Stern & Luxus-Camping Touren	Special Departures*
126+ Tage	$200†	$600†
96+ Tage	$200†	30%
61-95 Tage	30%	50%
31-60 Tage	60%	75%
0-30 Tage	100%	100%

Umbuchungen: Sie können bis zu 95 Tagen vor Tourbeginn ohne zusätzliche Kosten auf eine andere Tour umbuchen. Ausgenommen sind *Special Departures Touren, bei welchen bis zu 125 Tagen vor Touren-Beginn umgebucht werden kann. In beiden Fällen gelten danach die angeführten Stornobedingungen.

Schadloshaltung: Alle Bike and Saddle Gäste werden gebeten, vor Beginn der Tour ein ausgefülltes und unterschriebenes  Formular „Release of Liability, Assumption of All Risks, and Arbitration Agreement “ sowie ein vollständig ausgefülltes persönliches Informationsblatt abzugeben. Die Unterlagen werden Ihnen kurz nach Reservierung der Tour zugeschickt. Leider können wir keine Teilnahme an jeglichen Aktivitäten von Bike and Saddle ohne diese ausgefüllten und unterfertigten Formulare gestatten.

*Special Departures sind folgende: Südafrika, Mehr-Tagestouren und andere, entsprechend der Information durch den Tour-Berater.

†Anstelle der Stornogebühr können Sie auch das Tour-Deposit ($600) bei Bike and Saddle belassen und für eine zukünftige Tour verwenden (kein Ablaufdatum).

Reiseschutzversicherung

Bike and Saddle bietet seinen Gästen eine Reiseschutzversicherung an, die das Storno - bedingt durch medizinische Gründe, Reiseverzögerungen, medizinische Ausgaben, Unfalltod, verlorenes Gepäck, medizinische Bergung sowie Stornogebühren für Flüge - deckt. Bitte rufen Sie uns an und sprechen Sie mit einem unserer Berater, wenn Sie spezifische Fragen zur Deckung und Abwicklung haben. Aufgrund der zahlreichen Nachfragen nach dieser Versicherung haben wir die Abwicklung möglichst kundenfreundlich gelöst und addieren den  Tarif dafür automatisch zu der Gebühr für die gebuchte Tour. Diese Reiseschutzversicherung tritt mit Zahlung der Versicherung in Kraft bzw. Zahlungseingang der Gesamtrechnung auf unserem Konto. Bitte beachten Sie, dass die Anzahlung nicht für Ihre Reiseschutzversicherung  verwendet werden kann. Sollten Sie nicht an dieser Versicherung interessiert sein, so ziehen Sie bitte den entsprechenden Betrag bei der Zahlung des Gesamtbetrages wieder ab. Um diese Reiseschutzversicherung abschließen zu können, sind gewisse Kriterien zu erfüllen. Diese Details erhalten Sie unmittelbar nach Reservierung der Tour.

Umbuchungen  innerhalb Bike and Saddle Angeboten nach erfolgter Reservierung

In den meisten Fällen können Sie bis zu 95 Tage vor Beginn der ursprünglich gebuchten Tour kostenlos auf eine andere Tour umbuchen. Danach finden die definierten Stornobedingungen Anwendung. Für Special Departures Touren können Sie bis zu 125 Tage vor Beginn der ursprünglich gebuchten Tour kostenlos auf eine andere Tour umbuchen. Danach finden die definierten Stornobedingungen Anwendung. Im Falle einer Umbuchung auf ein anderes Datum bzw. eine andere, hochpreisigere Tour, ist die entsprechende Differenz aufzuzahlen.